چگونه جلسه خوبی برگزار کنیم؟

برگزاری جلسات

وقتی که صحبت کردن در دستور کار جلسات قرار می‌گیرد، مدیران اغلب با دقت زیادی در این مورد برنامه‌ریزی می‌کنند. اما یکی از چیزهایی که مکررا  نادیده گرفته می‌شود، حضار هستند. بعضی مواقع، برای برنامه‌ریزها خیلی آسان است که یک تیم یا تعدادی از اعضای آن را دعوت کنند که هر دو حالت برای این است که افراد درستی در جلسه حضور داشته باشند. ولی این موضوع می‌تواند مشکل بزرگی به‌ وجود بیاورد؛ افرادی که قادر به کمک نیستند، ممکن است احساس ناراحتی کنند، بعضی دیگر ممکن است در مواردی که ارتباطی به آن‌ها ندارد مشارکت کنند و بعضی ممکن است احساس کنند که شما وقت آن‌ها را تلف کرده‌اید. چه اتفاقی می‌افتد وقتی که متوجه می‌شوید محاسباتتان در مورد آدم‌ها اشتباه بوده و آن‌ها فقط تعدادی کارمند در یک اتاق هستند؟ چند راه برای اصلاح این اشتباهات وجود دارد.

تغییر جلسه برای مطابقت با تعداد شرکت کنندگان

یک رویکرد این است که از دستورالعمل “8-18-1800” استفاده کنید که پیشنهاد می‌کند اندازه‌ی جلسه را با اهداف جلسه، یک اندازه کنید. بر اساس این چهارچوب اگر شما می‌خواهید یک مسئله‌ای را حل کنید یا تصمیمی بگیرید، نباید بیشتر از ۸ نفر را به جلسه دعوت کنید. به این منوال، تا ۱۸ نفر می‌توانند در یک جلسه‌ی طوفان فکری شرکت داشته باشند. ۱۸۰۰ نفر یا بیشتر از این تعداد هم می‌توانند برای مطلع شدن از بروز رسانی‌ها یا دریافت اطلاعات، در جلسه حاضر شوند. به این ترتیب اگر گروه شما بیش از حد برای آنچه که شما می‌خواهید به عنوان یک جلسه‌ی تصمیم‌گیری برگزار کنید، بزرگ است، می‌توانید آن را با اهداف گردهمایی یا جلسه تجدید نظر، به یک طوفان فکری برای حل جنبه‌های مختلف مسئله‌ای که هنوز حل نشده، تبدیل کنید. بازنگری در اهدافتان می‌تواند به شما کمک کند که جلسه را نجات دهید.

ایجاد زیرگروه و جلسات

یک راه دیگر برای مدیریت کردن جلساتی که خارج از برنامه‌ و فراتر از برنامه‌ریزی شما اتفاق می‌افتد، (مخصوصا اینکه محل جلسه بیرون از شرکت است یا یک جلسه‌ی طوفان فکری) این است که اتاق جلسه را به زیرگروه‌ها تقسیم‌بندی کنید. برای مثال در یک جلسه، بیرون از یک شرکت فناوری که اخیرا عهده‌دار رهبری آن بودم، مسئول ارشد منابع انسانی و من متوجه شدیم که افراد زیادی درگیر بحث‌ها و مناظره‌های جدی و عمیق هستند؛ بنابراین اتاق جلسه را با چند میز از هم جدا کردیم و گروه‌های کوچکتر طوفان فکری ایجاد کردیم. در پایان جلسه، یک نفر از هر گروه به عنوان نماینده، پیشرفت گروه خود را به شیوه‌ای سازمان یافته و کارآمدتر به مخاطبان بیشتر،گزارش کرد.

بسته به شرایط، این استراتژی همچنین می‌تواند به عنوان یک تمرین سریع در توسعه‌ی رهبری شرکت، مورد استفاده قرار بگیرد. بعد از مدیر اجرایی، من با یک گروه بیش از حد بزرگ که به تیم‌های کوچک‌تر تقسیم شده بود، کار کردم. این مدیر اجرایی توضیح داد که در عرض ۲۰ دقیقه از هر گروه حداقل یک راه حل مناسب برای یک مشکل بخصوص که شرکت با آن روبرو است، می‌خواهد. اما او هیچ دستورالعمل خاصی مبنی بر این که هر گروه چطور باید خود را مدیریت کند، ارائه نداد. این گروه‌ها که تازه به عنوان یک تیم شکل گرفته بودند، باید راهی پیدا می‌کردند که به طور موثر با یکدیگر کار کنند. این تمرین ایده‌های جدیدی ایجادکرد؛ اما همچنین به عنوان یک تمرین یادگیری غریزی هم به کار آمد. اگر بعد از این کار، برای تجزیه و تحلیل رویکردهای مختلف گروه‌ها وقت بگذارید، حتی از بینش‌های مفید به دست آمده هم می‌تواند، بازدهی بیشتری برای شما داشته باشد.

جلسات را کوتاه‌تر کنید یا حتی آن‌ها را لغو کنید

با توجه به فراوانی جلسات در دنیای شرکت‌های بزرگ، افراد کمی، فکر می‌کنند که یکی از آن جلسات می‌تواند کوتاه‌تر از پیش بینی اولیه باشد، زمان را کوتاه مي‌کنند که این خود یکی از روش‌های کاهش تعداد افراد حاضر در جلسات است.

این موضوع دقیقا در مورد مدیر منابع انسانی شرکتی که من هدایت می‌کردم، صادق بود. هنگامی که او متوجه شد که اندازه‌ی جلسه کمیته‌‌ی برنامه‌ی او، غافلگیر کننده بود، زمان جلسه را از یک ساعت به نیم ساعت کاهش داد و نکته‌ی جالب اینجا بود که او دید می‌تواند تمام نکات کلیدی موضوع را در همین زمان انتقال دهد.

اگر بعد از در نظر گرفتن راه‌های جایگزینی که در بالا اشاره شد، شما نگران این هستید که جلسه‌ی شما یک اتلاف وقت باشد و به خاطر سیاست‌های شرکت، این موضوع ممکن است برای برخی همکارانتان ناخوشایند به نظر برسد، ممکن است بخواهید از برگزاری جلسه صرف نظر کنید. شما می‌توانید همیشه با یک گروه کوچکتر و قابل مدیریت‌تر، جلسه را برگزار کنید. البته، این کار فقط در صورتی انجام می‌شود که بتوانید آن را به موقع از تقویم کاری خارج کنید، چون که مطمئنا قصد ندارید همکارانی را که برای پیوستن به جلسه‌ی شما، از جای دیگری آمده‌اند، ناراحت کنید و نیز اینکه شما نمی‌توانید به لغو کردن جلسات عادت کنید، بدون اینکه عواقب آن را بپذیرید. بنابراین از این استراتژی در مواقع لزوم و شرایط سخت استفاده کنید.

مجله کسب و کار هاروارد